Bien rédiger ses conditions générales de vente est une première étape incontournable de la maîtrise des impayés. L’habilité du professionnel du recouvrement dépend en effet aussi du contexte dans lequel il intervient. Trop souvent, oublis et imprécisions entachent dès le début la relation contractuelle. Et, en compliquant la gestion des créances, allongent les délais de paiement.

Toute contractualisation avec un client implique un document officiel comprenant des conditions générales de vente. Signées ou approuvées, par les deux parties, elles doivent fournir un maximum de détails sur le déroulement de la vente et l’engagement du vendeur comme de l’acheteur. Afin de chasser la moindre ambiguïté ou incompréhension susceptible de conduire au litige, ces conditions générales doivent donc faire l’objet d’un soin tout particulier.

Parmi les éléments essentiels à y faire figurer se trouvent la description et les coordonnées de l’entreprise, les modalités de délivrance incluant les frais et les délais de livraison mais aussi la date limite de rétractation, les coordonnées du service après-vente ou encore les responsabilités en cas de perte ou de dégradation du colis.

Les informations critiques pour éviter les impayés comprennent les modalités de paiement (chèque, mandat, virement, carte bancaire, etc.) et les conditions de remboursement. Doivent également apparaître le délai de paiement après émission de la facture et les pénalités appliquées en cas de retard. Ces pénalités peuvent être calculées sur la base du taux de la BCE ou du taux d’intérêt légal. Elles peuvent être exigées dès les 1er jour de retard.

Les mentions obligatoires parfois omises par les entreprises incluent l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, applicable depuis le 1er janvier 2013. N’hésitez pas à relire notre article précédent sur l’indemnité forfaitaire !

Deux clauses incontournables à ne pas oublier :

  • En cas de non-paiement par l’une des parties, la clause résolutoire prévoit la résiliation automatique du contrat en cas de manquement de l’une des parties à une obligation contractuelle.
  • Puis, la clause pénale qui engage le débiteur à payer des pénalités au créancier, également en cas de manquement à une obligation contractuelle.

Ces 2 clauses sont exigibles de plein droit et sans rappel préalable.

Enfin, l’entreprise devra veiller à ce que son client ait pris connaissance des conditions générales de vente présentées. Que ce soit en les signant ou en les validant en ligne, il doit confirmer qu’il les a lues et acceptées. De bonnes conditions générales de vente ne prémunissent pas des impayés, mais donnent aux professionnels comme Contentia des bases solides pour accélérer le recouvrement et permettent en interne de limiter votre DSO.

En bref :

  • Chaque entreprise doit adapter ses CGV à la nature de son activité et à son secteur spécifique. Elles doivent donc être sur-mesure.
  • Les CGV doivent être issues de l’expérience du terrain : elles nécessitent d’être rédigées de concert par la direction générale, en liaison avec les commerciaux et les financiers, puis validées par la direction juridique.
  • Ne copiez pas les CGV d’une autre entreprise ! Elles ne sont peut-être pas adaptées à votre situation.
  • Les CGV doivent être accessibles, compréhensibles et identifiables pour le client.
  • Pensez à différencier les CGV selon les clients (particuliers, grossistes, …).